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NOTA SOBRE EL DERECHO
A LA PRIVACIDAD NOTA
DE PRIVACIDAD Y PRACTICAS DE ASF
Acto de Responsabilidad y Portabilidad de Seguro de
Salud (Health Insurance Portability and Accountability
Act HIPAA)
I. ESTA NOTA DESCRIBE
CÓMO SE PUEDE USAR Y REVELAR TU INFORMACIÓN
MEDICA Y COMO PUEDES TENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN.
POR FAVOR REVISA ESTO CUIDADOSAMENTE.
II. MANTENER A
SALVO TU INFORMACION PROTEGIDA DE LA SALUD (PHI, por
sus siglas en inglés) ES UNA OBLIGACION LEGAL
DE ASF
La ley requiere que ASF asegure que tu PHI sea privada.
La PHI es la información obtenida por ASF que
puede ser usada para identificarte. Contiene datos sobre
el pasado, presente o la futura condición de
tu salud, los servicios y cuidados de salud que se te
han proporcionado, o los pagos sobre estos servicios.
ASF está obligada a proporcionarte esta Nota
Sobre el Derecho a la Privacidad. Esta Nota debe explicar
cuándo, por qué y cómo ASF usaría
y/o daría a conocer tu PHI. El uso del PHI significa
que ASF solicita, comparte, utiliza o examina información
dentro de la propia agencia; la PHI es revelada cuando
ASF transfiere, otorga o de alguna forma la revela a
terceros fuera de la agencia. Salvo algunas excepciones,
ASF no puede usar o revelar más de lo necesario
de tu PHI para cumplir con el propósito para
el cual el uso o la revelación fueron hechas.
Sin embargo, ASF está siempre obligada legalmente
a seguir las prácticas de privacidad descritas
en esta Nota.
Por favor toma nota de
que ASF se reserva el derecho de cambiar en cualquier
momento los términos de esta Nota y de las políticas
de privacidad de la agencia. Cualquier cambio sobre
la PHI se aplicará de inmediato en el archivo
de ASF. Antes de que se realice cualquier cambio importante,
ASF cambiará inmediatamente esta Nota y colocará
una copia en la oficina y en la página de Internet.
También puedes solicitar una copia de esta Nota,
o ver una copia en las oficinas, o en el sitio de Internet
de ASF que está localizado en: www.ocasf.org
III. CÓMO
ASF USARÁ Y REVELARÁ TU PHI.
ASF usará y revelará tu PHI por varias
y diferentes razones. Algunas requerirán de tu
previa autorización por escrito; sin embargo
otras no lo necesitarán. A continuación
encontrarás con algunos ejemplos las diferentes
categorías de los usos y revelaciones de la agencia.
Aunque el nuevo lenguaje de HIPAA permite la
revelación de la PHI relativa al tratamiento,
pago y funcionamiento del cuidado de la salud, ASF continuará
siguiendo a la Ley del Estado de California que es más
estricta. A excepción de circunstancias específicas,
la ley federal y/o la estatal exigen una protección
especial a la información médica relativa
a la salud mental, el abuso de alcohol y drogas, VIH/SIDA,
enfermedades sexualmente transmitidas y servicios de
la niñez de California. De acuerdo con esta ley
nosotros no usaremos ni revelaremos ésta o cualquier
otra información médica especialmente
protegida, sin tu autorización por escrito.
A. Tu información
médica puede ser usada para:
1. Tratamiento:
La información obtenida por los proveedores
de atención médica será archivada
en tu expediente y puede ser usada por otros proveedores
para determinar un plan de acción. Por ejemplo
varios proveedores pueden compartir la información
médica a fin de coordinar los servicios que
necesitas, tales como medicinas, trabajo de laboratorio
o radiografías y determinar que estés
recibiendo el tratamiento apropiado.
2. Pago:
Para obtener el pago por los servicios que recibes
podemos dar a conocer información médica
sobre tu plan de salud o seguro de salud. Por ejemplo,
puede ser necesario que proporcionemos información
sobre tu plan de salud a fin de recibir el reembolso
por parte de Cuidado de Salud en el Hogar (Home
Health Care)
3. Las Operaciones
del Cuidado de Salud: Para asegurarnos
de que los servicios y el cuidado que te proporcionamos
son los apropiados y de alta calidad, podemos usar
información médica sobre el funcionamiento
de estos servicios. Por ejemplo, podemos combinar
la información médica sobre varios
individuos para investigar tendencias o determinar
qué servicios y programas podríamos
ofrecer. Podemos compartir tu información
médica con otros servidores que proyectan
la coordinación de casos y otras actividades
de ayuda.
B. Usos Determinados
y Revelaciones Que No Necesitan de Tu Consentimiento.
ASF puede usar o revelar tu PHI sin tu consentimiento
o autorización por las siguientes razones:
1. Cuando la
revelación es solicitada por la ley local,
estatal o federal; procedimientos administrativos,
tribunales o judiciales; o para hacer cumplir la
ley. Por ejemplo: Podemos hacer una revelación
a los oficiales adecuados cuando la ley nos solicite
un reporte para las agencias gubernamentales, para
el personal que hace cumplir la ley y/o en un procedimiento
administrativo.
2. Si la revelación
es requerida por parte de un procedimiento ante
una corte o ante una agencia administrativa en cumplimiento
a su autoridad legal.
3. Si la revelación
es requerida por una investigación legal
concerniente a alguna agencia destinada a hacer
cumplir la ley.
4. Si la revelación
es requerida por un cliente o por su representante
en cumplimiento de los Códigos de Salud y
Seguridad de California (California Health and Safety
Codes), o por corresponder a las regulaciones o
estatutos federales, tales como la Regla de Privacidad
(Privacy Rule) que requiere esta Notificación.
5. Para evitar
daño. Proporcionaremos la PHI al
personal que hace cumplir la ley o a las personas
destinadas a prevenir o mitigar una amenaza seria
a la salud, o la seguridad de una persona o del
público en general.
6. Si la revelación
es requerida o autorizada por el hecho de que puedas
estar en tal estado emocional o mental que llegues
ser peligroso a ti mismo, a otra persona o a las
propiedades de terceros, y si determinamos que la
revelación es necesaria para prevenir un
peligro amenazador.
7. Si la revelación
es asignada por un mandato de la Ley Contra el Abandono
y Abuso a los Niños de California (California
Child Abuse and Neglect Reporting Law).
Por ejemplo si tenemos la razonable sospecha del
abuso o negligencia hacia un menor.
8. Si la revelación
es ordenada por la Ley contra el Abuso de Ancianos
o de Adultos Dependientes (California Elder/Dependnt
Adult Abuse Reporting Law). Por ejemplo
si tenemos la razonable sospecha sobre el abuso
de un anciano o adulto dependiente.
9. Si la revelación
es requerida o autorizada por el hecho de que nos
digas sobre una amenaza seria/inminente de violencia
física tuya contra víctimas identificables.
10. Para actividades
de salud pública. Ejemplo: en el
caso de que mueras, si una revelación es
permitida o precisada, podemos tener la necesidad
de dar información sobre ti al médico
forense.
11. Para el
cuidado de las actividades para la salud. Ejemplo:
Se nos puede requerir que proporcionemos información
para ayudar al gobierno en el curso de una investigación
o inspección de alguna persona u organización
que proporcione servicios para la salud
12. Para funciones
específicas del gobierno. Ejemplos:
Podemos revelar la PHI del personal militar o veteranos
bajo ciertas circunstancias. También podemos
revelar la PHI para el interés de la seguridad
nacional, como es proteger al Presidente de los
Estados Unidos o para ayudar a las operaciones de
inteligencia.
13. Con propósitos
de investigación científica.
Bajo ciertas circunstancias podemos proporcionar
la PHI a fin de conducir una investigación
médica.
14. Con propósitos
de Indemnización al Trabajador.
Podemos proporcionar la PHI a fin de cumplir con
las leyes de Indemnización al Trabajador.
15. Servicios
o beneficios relacionados con la salud y recordatorios,
advertencias de señalamientos o decretos.
Ejemplos: Podemos usar la PHI para proporcionar
advertencias sobre decretos. Podemos usar la PHI
para darte información sobre opciones de
tratamientos alternativos u otros beneficios y servicios
que ofrecemos.
16. Si un arbitrador
o un jurado arbitrador precisa una revelación.
Cuando un arbitraje es legalmente requerido por
cualquiera de las dos partes, en cumplimiento de
una citación "duces tecum" (ej.
una citación para testimonio de salud mental),
o cualquier otra medida de revelación autorizada
en un procedimiento ante un jurado.
17. Si la revelación
es requerida o autorizada por la ley a una agencia
vigilante de la salud por actividades de vigilancia.
Ejemplo: Cuando es precisada por la Secretaría
de Salud y Servicios Humanos de los E.U.A. para
investigar o determinar alguna indemnización
mediante nuestro acuerdo con las regulaciones de
HIPAA.
18. Si la revelación
es específicamente requerida de cualquier
otra forma por la ley.
C. Ciertos Usos
y Revelaciones Requieren que Tengas la Oportunidad
de Objetar. Revelaciones a la familia, amigos
y a otros. Podemos proporcionar tu PHI, si no te opones
parcial o totalmente, al miembro de la familia, amigo
u otro individuo que designes por escrito como responsable
de tu cuidado y del pago por los servicios para tu
salud. Consentimientos retroactivos pueden obtenerse
en situaciones de emergencia.
D. Usos y Revelaciones
Requieren Tu Previa Autorización por Escrito.
En cualquier otra situación no descrita en
las Secciones IIIB y IIIC precedentes, nosotros requeriremos
tu autorización por escrito antes de usar o
revelar cualquier cosa de tu PHI. Aun si has firmado
una autorización para revelar tu PHI, puedes
revocarla por escrito para prohibir cualquier uso
o revelaciones futuras de tu PHI por ASF.
IV. CUALES DERECHOS
TIENES RELACIONADOS CON TU PHI
Estos son tus derechos con respecto a tu PHI:
A. El Derecho
de Ver y Obtener Copias de Tu PHI. En general
tienes el derecho de ver tu PHI que está en
nuestro poder u obtener copias de ella; sin embargo,
las debes solicitar por escrito. Si no tenemos tu
PHI pero sabemos quien la tiene, te diremos cómo
obtenerla. Recibirás una respuesta de ASF durante
los 30 días siguientes a que recibamos tu solicitud
por escrito. Bajo ciertas circunstancias podremos
sentir que te debemos negar tu solicitud, en ese caso
te explicaremos por escrito la razón de la
negativa. También te explicaremos tu derecho
a obtener una revisión de nuestra negativa.
Si solicitas copias de tu PHI, ASF no te cobrará
más de $.25 por página. Anticipadamente
podemos ver la posibilidad de proporcionarte un resumen
o explicación de tu PHI pero sólo si
estás de acuerdo tanto en esto como en el costo.
B. El Derecho
a Solicitar Límites en los Usos y las Revelaciones
de Tu PHI. Tienes el derecho a pedir que
limitemos el uso de la revelación de tu PHI.
Mientras estemos considerando tu solicitud no estamos
obligados legalmente a estar de acuerdo. Si estamos
de acuerdo con tu solicitud, pondremos esos límites
por escrito y nos sujetaremos a ellos excepto en situaciones
de emergencia. No tienes derecho a limitar los usos
y las revelaciones a las que estamos autorizados legalmente.
C. El Derecho
de Escoger Cómo Enviarte Tu PHI. Es
tu derecho pedir que tu PHI te sea enviado a algún
domicilio alterno (por ejemplo, enviar la información
al domicilio de tu trabajo en lugar del de tu hogar),
o por un método alterno (por ejemplo, vía
e-mail en lugar del correo regular). Estamos obligados
a acceder a tu petición para darte tu PHI en
la forma que lo requieras, sin inconvenientes injustos.
D. El Derecho
a Obtener una Lista de las Revelaciones que Hemos
Hecho. Tienes derecho a una lista de las
revelaciones que hemos hecho sobre tu PHI. La lista
no incluye los usos y revelaciones hechas a las personas
que has autorizado con anterioridad, por ejemplo,
aquellos que has autorizado como responsables por
tu tratamiento, pagos o por el funcionamiento de los
servicios para tu salud, o las copias ya enviadas
directamente a ti o a tu familia; la lista tampoco
incluirá revelaciones hechas con propósitos
de seguridad nacional, al personal de corrección
o procuradores del cumplimiento de la ley, o revelaciones
hechas antes del 15 de abril de 2003. Después
de abril de 2003, los expedientes de las revelaciones
serán retenidos por seis años. Responderemos
a tu solicitud dentro de los 60 días siguientes
a la fecha de ser recibida. La lista que te daremos
incluirá revelaciones hechas durante los seis
años previos, (el primer periodo de seis años
sería 2003-2009) a menos que indiques un periodo
más corto. La lista incluirá la fecha
de la revelación, a quién se le hizo
(incluyendo el domicilio si se sabe), una descripción
de la información revelada y la razón
de la revelación. Te proporcionaremos la lista
sin costo para ti, a menos que hagas más de
una solicitud durante el mismo año, en cuyo
caso, ASF te hará un cargo razonable basado
en una tarifa sobre cada solicitud realizada.
E. El Derecho
a enmendar tu PHI. Si piensas que existe
algún error en tu PHI o que alguna información
importante ha sido omitida, es tu derecho solicitar
a ASF que corrija la información existente
o añada lo faltante. Tu solicitud y la razón
de la misma debe ser por escrito. Recibirás
una respuesta dentro de los 60 días siguientes
a la fecha de recepción de tu solicitud. En
caso de que: la PHI (a) esté completa y correcta,
(b) esté prohibida la revelación, (c)
no forma parte de nuestros expedientes, (d) esté
escrita por alguien ajeno a ASF; podremos contestar
en forma negativa a tu solicitud. Nuestra negativa
deberá ser por escrito y contener las razones
de la negativa. Esta deberá explicar asimismo,
tu derecho a presentar por escrito una objeción
a nuestra negativa. Si presentas una objeción
aún tienes el derecho de pedir que tu solicitud
y nuestra negativa se anexen a cualquier revelación
futura. Si aprobamos tu solicitud, haremos los cambios
a tu PHI. Adicionalmente te diremos que los cambios
han sido hechos y los comunicaremos a todos quienes
necesiten conocer los cambios a tu PHI.
F. El Derecho
a Recibir esta Nota por E-mail. Tienes el
derecho a recibir esta Nota por e-mail. También
tienes el derecho de solicitar una copia en papel.
V. COMO HACER UNA
QUEJA POR LAS PRACTICAS DE PRIVACIDAD DE LA ASF
Si en tu opinión, nosotros hemos violado tus
derechos de privacidad, o si objetas alguna decisión
que hemos hecho sobre el acceso a tu PHI, tienes derecho
a presentar una queja con las personas en la lista en
la siguiente sección IV. También puedes
mandar una queja por escrito a la Departamento de Salud
y Servicios Humanos (Department of Health and Human
Services) En el 50 United Nations Plaza, Room 322, San
Francisco, CA 94102. Si presentas una queja sobre nuestras
prácticas de privacidad, no tomaremos ninguna
clase de represalias contra ti.
VI. PERSONAS POR
CONTACTAR PARA INFORMACION SOBRE ESTA NOTIFICACION O
PARA QUEJARSE SOBRE LAS PRACTICAS DE PRIVACIDAD DE ASF
Si tienes alguna pregunta sobre esta Nota o alguna queja
sobre nuestras prácticas de privacidad, o para
saber cómo presentar una queja a la Secretaría
del Departamento de Salud y Servicios Humanos, por favor
contacta al Oficial de Privacidad de ASF:
Scott Blaisdell, Deputy
Director - Clinical Services
17982 Sky Park Circle, Suite J
Irvine, CA 92614-6408
(949) 809-5700
HIPAA@ocasf.org
NOTIFICACION DE PRACTICAS
DE PRIVACIDAD:
ACUSE DE RECIBO
Al firmar esta forma, acusas
recibo de la Nota de Prácticas de Privacidad.
Nuestra Nota de Privacidad proporciona información
sobre cómo podemos usar y revelar tu información
médica. Te alentamos a leerla completa y cuidadosamente.
Nuestra Nota sobre Prácticas
de la Privacidad está sujeta a cambios. Si cambiamos
nuestra Notificación, puedes obtener una copia
de la Nota revisada contactando al Oficial de Privacidad
designado por ASF, o accediendo a la copia revisada
en el sitio de Internet WWW.OCASF.ORG.
Si tienes alguna pregunta
sobre esta Nota sobre Prácticas de la Privacidad
por favor contacta al Oficial de Privacidad de ASF:
Scott Blaisdell, Deputy Director - Clinical Services
17982 Sky Park Circle, Suite J
Irvine, CA 92614-6408
(949) 809-5700
HIPAA@ocasf.org
Acuso recibo de la Nota
de Prácticas de la Privacidad
Firma:
___________________________________ Fecha:
____________
Nombre:
____________________________________________________
IMPOSIBILIDAD DE OBTENER ACUSE DE RECIBO para ser completado
sólo por el personal de ASF si la firma no se
obtuvo.
Por favor describe de buena
fe los esfuerzos hechos para obtener el acuse de recibo
del cliente y las razones por las que no se obtuvo:
Firma: ____________________________________
Fecha: ____________
(Personal de ASF)
Nombre:
_____________________________________________________
(Personal de ASF)
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